台風が来ている沖縄に、今日向かった。決めたのは「行くか」より先に「いつ決めるか」イベント開催の判断の仕方｜中止か決行かで迷い続けないために、判断する日時と見る情報を先に決めておく

明日から、沖縄で2日間の研修イベントがあります。全国から100人近くが集まる、年に一度の合宿です。

そこに、台風が近づいています。

今日の午後、僕は成田から沖縄に向かう便に乗りました。この記事は、移動しながら書いています。

「どうしますか」が、いちばん時間を食う

台風が来るかもしれない。このとき、運営の会議でいちばん時間を取られるのは、「どうしますか」の繰り返しです。

今日は大丈夫そう。いや、進路が変わった。明日また見よう。毎日同じ話をして、毎日決まらない。参加者は飛行機を取っていいのか分からない。運営はホテルも会場も押さえたまま動けない。

迷っている時間そのものが、いちばんのコストになります。

決めたのは、「21日の昼に、進路予想を見て決める」

先週の日曜の夜、運営メンバーのオンライン会議でした。

そこで決まったのは、開催か中止かではありません。「10月21日の昼の進路予想を見て、現地開催かオンライン切り替えかを決める」。 判断する日時と、見る情報と、決める人。この3つだけを先に決めました。

同時に、決めていたことがもう2つあります。

1つは、屋外の企画の代わりです。2日目に屋外のセッションと、翌日にBBQがある。雨なら室内の企画か、ボウリングに切り替える。これは台風を待たずに、担当者に代案を頼んでおきました。

もう1つは、参加者への連絡です。「移動の便が止まる可能性があるので、各自で旅程の対策を」。決まっていないことを伝えないのではなく、決まっていないこと自体を先に伝える。

正直に言うと——「21日の昼まで待つ」と決めた瞬間、運営の空気が少し軽くなりました。それまでは、全員が毎日天気予報を見ていたからです。

これ、経営に置き換えると

会社でも、同じ場面が毎週あります。

採用を出すか、まだ待つか。値上げをするか、しないか。新しいサービスを始めるか、様子を見るか。

決められない案件ほど、「いつ決めるか」が決まっていません。 だから、毎週の会議で同じ議題が出て、毎週「もう少し様子を見ましょう」で終わる。

やることは、3つだと思っています。

1つ目。判断する日時を、先に決める。 「来月の第1営業日に決める」。それだけで、それまでの会議からこの議題が消えます。先週、研修のあとに「帰り道に1つだけ決める」と書きましたが、決める日を決めるのも、同じ小ささでいい。

2つ目。何を見て決めるかを、決める。 台風なら進路予想。採用なら今月の受注数。値上げなら原価率。見る情報を1つに絞ると、判断が速くなります。

3つ目。決まるまでにできる準備を、先にやる。 屋外の代案、参加者への連絡、キャンセル規定の確認。決断を待たずに動けることは、意外と多い。

あと2つ

「決まっていない」は、伝えていい。

決まるまで黙っているほうが、相手は困ります。「21日の昼に決めます」と伝えれば、参加者は自分で動けます。会社の中でも同じで、「来月決めます」と言われた部署は準備ができます。

決める人を、1人にする。

今回は、運営の責任者が、もう1人の運営メンバーと相談して決める、と決めてありました。全員で決めようとすると、全員が天気予報を見続けることになります。

今日できる一歩

いま、会議で3回以上出ているのに決まっていない議題を1つ、思い浮かべてみてください。

それに「決める日」をつける。できれば、「何を見て決めるか」も。

議題が1つ減るだけで、会議は軽くなります。

さあ、いこうか😆

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P.S.

今日から沖縄、そのあと大阪、松本に戻るのは27日です。家では小学4年生の息子が、サッカーの練習と試合で、僕より忙しい毎日を送っています。

台風がどうなったか、明日の記事で書きます。